Как подтвердить оплату услуг экспедитора, если к осуществлению перевозки привлечены агенты

К Новым правилам автомобильных перевозок грузов постепенно привыкли, их «новизна» уже не пугает. Но вопросы остаются, причем большая часть вопросов касается заключения договоров и оформления документов при перевозках, участниками которых являются не только продавец – экспедитор – перевозчик – покупатель, но и некие промежуточные звенья: несколько агентов, перевозчиков.Например, ООО «Урюк» заключает договор транспортной экспедиции с ООО «Пчела», которое принимает грузы к перевозке в пункте отправки, заключив при этом договор перевозки с реальным перевозчиком. При этом ООО «Пчела» привлекает к выполнению поручения агентов.

Допустим, груз не едет прямиком на склад покупателя, а перегружается на иные транспортные средства при помощи агентов, которые действуют на основании агентских договоров, совершая сделки, как от своего имени, так и от имени экспедиторской компании, принципала, в нашем случае это – ООО «Пчела».ООО «Урюк» при такой схеме в транспортной накладной не упоминаетсяни стороной договора с перевозчиком, ни грузоотправителем, ни грузополучателем, эти функции по отношению к перевозчику выполняют агенты.Так же в каком-либо из пунктов цепочки доставки в транспортной накладной может не упоминаться и экспедитор – ООО «Пчела», поскольку груз может принять агент, действуя на основании агентского договора и доверенности. Какими документами в данном случае организация может подтвердить затраты по договору автодоставки в целях налогообложения прибыли? Вправе ли организация требовать от экспедитора представления транспортной накладной (или ее копии) в целях подтверждения правомерности понесенных расходов?

Начнем с налогового законодательства, которое признает расходами экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ, расходы подтверждаются документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, а так же обычаями делового оборота, которые применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы. Так же признаются косвенные подтверждения, например, таможенная декларация, отчет о выполненной работе в соответствии с договором, приказ о командировке и т.д.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, а так же, согласно ст. 265 НК РФ, убытки, понесенные налогоплательщиком.

Таким образом, все ваши расходы, которые вы понесли при выполнении условий договора транспортной экспедиции, определяются документами, которые подтверждают:

• заключение договора транспортной экспедиции;
• выполнение договора транспортной экспедиции;
• размер понесенных расходов в связи с выполнением всех поручений, предусмотренных договором;
• фактическое оказание услуг экспедитором;
• принятие оказанных услуг клиентом.

Следует помнить, что отношения между экспедитором и клиентом регулируются ГК РФ, Федеральным законом от 30.06.2003 N 87-ФЗ “О транспортно-экспедиционной деятельности” (Закон N 87-ФЗ), Правилами транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденными постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 N 554 (Правила) и договором транспортной экспедиции (п. 2 Правил).По договору транспортной экспедиции экспедитор обязуется за счет заказчика – грузоотправителя или грузополучателя и за вознаграждение выполнить определенные договором действия по перевозке груза самому или привлекая других исполнителей. По договору экспедиции в обязанности экспедитора могут входить:

• организация перевозки груза по маршруту, выбранному заказчиком или экспедитором;
• выбор вида транспортных средств (согласование вида с заказчиком);
• заключение от своего имени или от имени заказчика договора перевозки с реальным перевозчиком;
• получение груза в пункте отправления, обеспечение погрузки и отправки и получения в пункте назначения.

Договор транспортной экспедиции может включать выполнение иных операций в качестве дополнительных услуг. Условия договора транспортной экспедиции определяются сторонами договора транспортной экспедиции (экспедитором и клиентом), если они не предусмотрены федеральными законами или иными нормативными правовыми актами РФ, принятыми в соответствии с ГК РФ.Если договором транспортной экспедицииНЕ предусмотрено, что экспедитор обязан исполнить все операции, связанные с поручением, лично, своими силами, то экспедитор вправе привлекать для исполнения поручения других лиц (ст. 805 ГК РФ). Клиент обязан выплатить экспедитору вознаграждение в порядке и размере, предусмотренном договором, а также все расходы, которые понес экспедитор в процессе выполнения поручения.

При приеме груза экспедитор (присутствующий на приемке) обязан выдать клиенту экспедиторскую расписку, а также представить клиенту оригиналы договоров, заключенных экспедитором в соответствии с договором транспортной экспедиции, необходимых для выполнения поручения, от имени клиента на основании выданной им доверенности. Экспедиторская расписка предоставляетэкспедиторуправо владения грузом до момента передачи груза клиенту либо указанному им грузополучателю по окончании перевозки.

На основании пункта 5 Правил транспортно-экспедиционной деятельности экспедиторскими документами являются:

• поручение экспедитору(определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции);
• экспедиторская расписка(подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя);
• складская расписка(подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза, если экспедитор принимает груз на складское хранение).

В соответствии с пунктом 7 Правил,экспедиторские документы являются неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции и составляются в письменной форме. Формы документов, подтверждающих оказание экспедитором услуг, законодательством не предусмотрены, поэтому стороны договора транспортной экспедиции подтверждают факт оказания экспедитором услуг и их принятие клиентом составлением акта об оказании услуг. Акт составляется в свободной форме с соблюдением требований к первичным учетным документам.

При передаче груза для транспортировки на сцену выходит Транспортная накладная по форме, содержащейся в приложении N 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272. Кто должен быть поименован в накладной в качестве грузоотправителя – об этот вопрос сломалось уже немало копий. Логично предположить, что в качестве грузоотправителя должен выступать экспедитор, принимающий груз, и дающий клиенту экспедиторскую расписку. В таком случае вся цепочка перевозки будет понятной. Но что делать, если в процесс перевозки включены агенты? Юристы разъясняют эту проблему следующим образом.

Поскольку Транспортная накладная является подтверждением не договора транспортной экспедиции, а подтверждением договора перевозки, то указание экспедитора в качестве грузоотправителя в накладной НЕ обязательно в случаях, если агент действует на основании агентского договора от своего имени и за счет экспедитора. Права и обязанности по договору перевозки тогда возникают у агента, он должен принять груз к перевозке, и он может выступать в Транспортной накладной в качестве грузоотправителя (п. 1 ст. 1005 ГК РФ). Если же агент действует по условиям агентского договора от имени экспедитора и за его счет (на основании доверенности), то права и обязанности по сделкам, совершенным агентом от его имени, возникают у экспедитора (принципала). Следовательно, в качестве грузоотправителя в накладной должен быть указан экспедитор. В связи с этим, предоставлять клиенту транспортную накладную или ее копию экспедитор не обязан, если иное не предусмотрено договором транспортной экспедиции.

У клиента есть право требовать от экспедитора (п. 15 Правил транспортно-экспедиционной деятельности) следующую информацию:

• сведения о подтверждении соответствия транспортно-экспедиционных услуг установленным требованиям;
• перечень транспортно-экспедиционных услуг, оказываемых экспедитором, и их стоимость;
• сведения о форме и порядке оплаты транспортно-экспедиционных услуг;
• сведения о тарифах на перевозку грузов различными видами транспорта, о правилах и об условиях выполнения таких перевозок;
• другие сведения, относящиеся к организации и осуществлению перевозки конкретных видов груза различными видами транспорта.

Представления документов или их копий, подтверждающих основания и размер понесенных экспедитором расходов, законодательством не предусмотрено. П. 15 Правил не предполагает предоставления экспедитором каких-либо конкретных документов, подтверждающих исполнение его обязанностей.

Для подтверждения затрат, понесенных клиентом, могут быть использованы любые документы, доказывающие реальность хозяйственных операций, производимых в рамках договора транспортной экспедиции. Документы должны содержать указание на вид и характер груза, пункты погрузки и выгрузки, маршрут перевозки, наименование транспортных средств, которыми перевозится груз. Так же необходим документ, подтверждающий фактическое оказание услуг экспедитором и их принятие клиентом.

Таким образом, у ООО «Урюк»для подтверждения расходов по оплате услуг ООО «Пчела» должны быть следующие документы:

• поручение экспедитору,
• экспедиторская расписка,
• акт приема-передачи оказанных услуг.

Кроме этого, если договором или дополнительным соглашением сторон предусмотрено составление иных документов, подтверждением расходов могут служитьрасчет стоимости услуг, отчет экспедитора, внутрифирменная накладная и т.п.

Таким образом, если информация, содержащаяся в документах, составленных сторонами договора транспортной экспедиции, детализирует оказанные экспедитором услуги, их стоимость и подтверждает реальность оказания услуг и их принятие клиентом, то для подтверждения расходов клиента на оплату услуг экспедитора транспортная накладная или иные документы, оформленные перевозчиками или агентами, не требуются. Это же подтверждается судебной практикой.

Например, в постановлении ФАС Московского округа от 29.03.2011 говорится об отклонении судом доводов налогового органа о том, что клиент не представил по договору транспортной экспедиции:

• копий документов, полученных от перевозчиков,
• копий договоров на перевозку груза, заключенных с третьими лицами,
• копий расчетных документов,
• документов, подтверждающих подлежащие возмещению расходы экспедитора, осуществленные им в интересах клиента. Суд указал, что данный перечень документов является подтверждением расходов экспедитора, понесенных им по исполнению договоров транспортной экспедиции, а не подтверждением правомерного отнесения клиентом на расходы по налогу на прибыль и вычет по НДС.

Лишь в одном случае суд может принять сторону налогового органа – когда в представленных документах, в частности, в подписанных сторонами актах об оказании услуг, поручении экспедитору, отсутствует информация, детализирующая оказанные услуги: характер и объем груза, транспортные средства, грузополучатели и т.д. Здесь суды приходили к выводу о несоответствии содержания этих документов установленным законодательством требованиям к первичным учетным документам.